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关于试行建设工程电子档案接收与管理工作的通知

2019-12-10 16:22    来源:市住房和城乡建设局    字号:       点击数:

明建办〔2019〕44号

各县(市、区)住建局,各建设、勘察、设计、施工、监理单位:

  根据《城市建设档案管理规定》(建设部90号令)、《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)、《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)、《福建省建设工程电子文件与电子档案管理技术规程》(DBJ/T13-256-2016)以及省住房和城乡建设厅《关于加快推进城建档案信息化的意见》(闽建办〔2017〕9号)的要求,结合工作实际,启动实施建设工程电子档案接收与管理工作,现将具体内容通知如下:

  一、建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。建设工程电子档案是工程建设过程中形成的,具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

  二、城建档案管理部门对建设工程电子档案采用离线和在线两种接收方式,第一阶段采用离线接收方式,第二阶段采用在线接收方式,我市已启动建设工程资料电子归档试点工作,对于试点项目在线直接形成的电子文件,只收集电子文件,不要求纸质文件归档。

  三、建设单位在申请项目档案验收时,应提供建设工程纸质和电子档案各一套及《三明市建设工程档案概况表》(附件1),待联合验收各部门验收通过后建设单位再补齐验收阶段档案。

  四、重新调整后的建设工程文件归档范围(2020版)及其相关要求详见附件2。

  五、建设单位应对本单位形成的建设工程电子档案以及勘察、设计、施工、监理等单位形成的建设工程电子档案进行审查、收集和汇总,并按照《三明市建设工程电子档案报送细则》(附件3)等相关归档要求向城建档案管理机构移交。

  六、建设单位应指定具有城建档案从业经验的人员做好建设工程电子文档的收集、归档工作。在向城建档案管理部门移交电子档案之前,应当对建设工程电子档案数据的准确性、完整性、有效性和安全性进行检测,合格后方可移交。

  七、如建设单位将数字化工作委托本单位之外的档案服务机构,该机构应依法取得福建省国家保密行政管理部门授予的“国家秘密载体复制许可证”。

  八、电子档案移交之前,移交单位应确定电子档案的密级。属于国家秘密的电子档案应使用专用保密存储介质存储,并应按国家现行有关保密规定办理移交手续。

  九、建设单位向城建档案管理部门移交纸质档案的同时应移交一套与纸质档案完全一致的、符合规定的建设工程电子档案。工程档案移交时,应填报《建设工程竣工档案移交书》(附件4)、《建设工程(项目)级著录单》(附件5)、《案卷目录》(附件6)、《卷内目录》(附件7)及《工程档案质量保证书》(附件8)。

  十、建设单位提供的建设工程电子档案文件中属于在线直接生成的电子原件,应采用获得国家工业和信息化部、国家密码管理局等部门许可的电子认证机构发放的电子签章进行盖章,同时应利用电子签名技术保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性。建设单位提供在线生成的电子文件应单独组卷,并且案卷排序应排在纸质扫描件之后。

  十一、建设工程电子档案具体要求应根据《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)、《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)、《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)和《福建省建设工程电子文件与电子档案管理技术规程》(DBJ/T13-256-2016)相关规定执行。

  十二、本通知自2020年1月1日起试行,在执行过程中如有问题、意见和建议,请及时函告我局。

  附件:1.三明市建设工程档案概况表

  2.建设工程文件归档范围(含房建和市政)

  3.三明市建设工程电子档案报送细则

  4.建设工程档案移交书

  5.建设工程(项目)级著录单(含房建和市政)

  6.案卷目录

  7.卷内目录

  8.工程档案质量保证书

 

  三明市住房和城乡建设局办公室

  2019年12月9日

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